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読みやすいビジネスメールを書くことは重要

ビジネスメール 転職

 

一見関係ないような職種であっても、資料やメールなどを相手に伝えることは頻繁にあると思います。文章がうまいとか読みやすいメールがつくれるというのは特殊な仕事をの方だけに限らず、仕事をしている方全般に必要なスキルなのです。

 

 

例えば履歴書だけでも、相手に自分の魅力を伝えれるかどうか?という部分においては、文章力や相手を引き付ける為にどれくらいのライティングスキルがあるのかと言うのが大きな違いになってきます。

 

 

文章書くのが苦手…とか、自分は全く関係ない職業だから…というふうに、ライティングスキルを軽視しているのでは、例えば転職をする際に非常に不利になります。文章力が必要な職業というのは、作家だけに限った事ではないのです。

 

 

読みやすい文章を書く力や、相手に伝わりやすい要点を書くことが出来る文章力、沢山の要点を一つにまとめる力、言い回しや語彙などなど、ライティング能力というのは非常に重要です。

 

文章力を上げていくと言う事は、いかに相手に伝わりやすいかとか、いかにあいてにわからせるかと言う事を意識してるかどうかという部分が重要になってきます。

 

 

相手にしっかりと伝える為のライティングスキルをぜひ覚えてください。

 

 

また、直接文章を書くと言うのではなく、今ではメールでやりとりをする事が多くなった為、誤字脱字や変換ミス、或いは句読点が下手くそなど相手に不快感を与えるような文書ではダメです。

 

 

文章力がすぐれているという以前に、相手に伝えることが出来ない文章、相手に不快感を与えるようなライティング力であれば基本的にビジネスも上手くいかないし、例えば転職の際に相手に自分の魅力を伝えることすら出来ないと言うことです。

 

 

つまり文章力というものは、ビジネスにおいて絶対に必須というくらいのスキルだともいえるでしょう。ライティング能力を鍛える為にはどのような部分に注意すればいいのでしょうか?

 

 

作家になるとか、特殊なライティングが必要なわけではなく、私たちは相手に伝わる文章、相手がわかりやすい文章をかければいいわけですので、意識するだけでかなり変わってくるのではないかと思います。

 

句読点などを意識する

 

読みやすい文章を相手に伝える為には、だらだらと書かれている文章だとダメです。言葉ではメリハリがありますが、文章では相手が上から読んでいくってのが基本です。

 

 

つまり、ブロックを意識せずにだらだらと書いていたりとか、極端に区切って区切って、句読点ばかりとかその様な文章では読みにくいと言う事です。ですのでワンブロックごとに意識して、適時に行を変えるなどの工夫が必要です。

 

 

また、芸能人のアメブロのように、句読点ごとに今日を変えたりとか、変なスペースがあったりすれば、相手に伝えるメールの時は非常に読みにくい為、やはり一つの文章だったり、一つの文でブロックごとに区切るような意識が必要です。

 

 

基本的に人間は、文章の塊が三行以上続いていくとストレスを感じると言われています。もちろんどのような文章なのかによって変わりますが、ブロックというものを意識してあげるだけでだいぶん相手に伝わりやすい文章が書けると思います。

 

 

また句読点についても、ありすぎるのもなさすぎるのもダメです。話題が変わるとき、また1段息継ぎをするときなどにも行を変える、句読点をしっかりと呼吸で取ってあげるというふうにすると読みやすい文章になります。

 

 

句読点が余りにもありすぎると、呼吸と同様で片言になったり読みにくくなったりしますので、やはり句読点というのは一旦文章を読んでみて決めると言うのが良いかと思います。

 

意識した文章を色々と実践に使ってみる

 

相手に伝えやすいような文章の書き方を覚えたら、それを今度は実際に使ってみると言う事が一番スキルを伸ばします。例えばインスタグラムやFacebookなど、プライベートな部分にある程度長文文章を投稿してみましょう。

 

 

文章を書くの下手な人だったり、相手に伝えようという意識のないような方は、その様なSNSでも非常に読みにくい文章だと思います。例えば行を頻繁に変えているとか、絵文字や顔文字、句読点を必要以上に売っているとか、或いは行を全く変えずに一気に書いているとか。

 

 

あなた自身が『この投稿は読みにくいな…』というふうに思っているのであれば、その様な文章を書くと相手にも伝わらないと言うことです。プライベートな投稿でその様な書き方しか出来ないのであれば、当然ビジネスメールで伝える場合はさらにハードルが上がってきます。

 

 

ビジネスメールなどでは、最初に結論を書いて相手に対してどれが重要な事だったりとか、どの部分を伝えたいのか?というのを分からせるという方法がありますが、その様な感じでまずは自分で学んだことを実践的に行ってみることが大事です。

 

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